Категории:

Оптимизация почтового ящика 101

Оптимизация почтового ящика 101

keeping-your-email-organized

Как часто вы не отвечаете на важное письмо, потому что не заметили его среди сотен рассылок и рекламных обьявлений? Правильный ответ - никогда. Ведь если ваш электронный ящик оптимизирован под ваши нужды, то работа с ним - одно удовольствие. Как этого добиться? Читайте дальше о 4 простых шагах к организации своей почты.


Мы сами порой не замечаем куда уходит наше время. Мелочи вроде, но незначительные дела вроде поиска нужного письма в электронном ящике могут затянуться на долго, если вы с самого начала не постарались содержать его в порядке.

Скорее всего самые молодые из моих читателей еще не используют электронную почту в профессиональных целях, и поэтому предложенные ниже советы могут оказаться для них бесполезными.

 

Но если вы уже используете свой электронный ящик (или несколько) для работы, учебы или любой другой деятельности на регулярной основе, то вам стоит обратить внимание на возможности оптимизации этого ресурса.

 

Был этап, когда я просто боялась открывать свою почту, правда. У меня висело больше 10 тысяч непрочитанных писем, большая часть из которых – рассылки. Тогда мне еще приходили оповещения из социальных сетей, онлайн магазинов и сотен сайтов, на которых я когда-то зарегистрировалась и забыла.

Особенно меня раздражали рассылки, на которые я даже не подписывалась – всякие купоны, например.

Еще в старшей школе мне вбили в голову, что почту нужно проверять регулярно. В St. Bede’s и в D’Overbroeck’s каждому студенту присваивается почтовый ящик, который существует специально для школьной корреспонденции. Все оповещения, новости, вопросы и т.д. приходили нам на эту почту. Сначала я забывала им пользоваться, но когда в очередной раз пришла на урок, который отменили и предупредили всех по почте, я стала серьезнее к этому относиться.

 

В университете и в компаниях, где вы можете работать, та же история.

Думаю, большинство уважающих себя заведений предлагают отдельные почтовые ящики, ведь это действительно удобно.

 

Шаг 1. Отдельные ящики для разных видов деятельности

 

Я бы посоветовала завести отдельные адреса для разной деятельности. Например, у меня 3 ящика: один для личного использования, один для учебы, один для управления блогом.

Таким образом я точно знаю что и где находится, держу личные контакты отдельно от учебных т.д.

 

Никто не хочет отправить письмо не тому человеку, правильно?

 

Имея всего один ящик вы можете легко перепутать письма, ответить не тому человеку, или случайно выбрать из списка контактов человека с похожим именем. 

К тому же, если ваша личная почта имеет адрес вроде mashenka1972star@yandex.ru, то это будет выглядеть весьма непрофессионально, если вы будете использовать эту почту для работы.  

Если вы ведете блог, то я особенно рекомендую завести для этого отдельную почту. Там вы сможете сгруппировать письма по темам: комментарии, подписки/отписки, сотрудничество, заказы и т.д. Я нахожу это наиболее удобным для себя.

 

 

Шаг 2. Отписаться от всего ненужного

 

Если у вас тоже висит больше тысячи писем, на которые вы боитесь даже смотреть, то знайте – организовать всю эту кучу реально! Да, это займет много времени, но потом вы будете очень горды собой.

 

Для начала исследуйте настройки всех социальных сетей, которые вы регулярно используете.

 

Там будут настройки рассылок. Вам нужно снять галочки так, чтобы вообще ничего не получать по почте. Конечно, если вы хотите получать эти обновления, то оставляйте, но я не думаю, что еще есть люди, которые узнают о новых сообщениях вк через email.

 

Когда вы отпишитесь от этих рассылок, удалите все письма, которые вам уже приходили из-за неснятых галочек.

Для этого используйте поиск по письмам.

 

Ну а дальше начинайте с самого верха и проверяйте каждое письмо. Если вы не пользуетесь услугами сайта, который произвел рассылку, то отписывайтесь сразу же. Внизу каждого письма есть ссылка на отписку, порой она очень маленькая и незаметная, но она должна быть. Если ее нет, то этому ресурсу тем более не стоит доверять.

 

Ваш алгоритм действий:

  • открываете письмо,

  • отписываетесь,

  • удаляете все письма с этого адреса,

  • переходите к следующему письму.

 

Еще было бы неплохо удалить свои аккаунты на бесполезных сайтах, на которых вы зарегистрировались довольно давно и уже не помните зачем. Это сделать зачастую сложнее, потому что вспомнить, какую почту и пароль вы использовали – настоящая проблема. Но постарайтесь сделать сколько сможете, это лучше, чем ничего.

 

Шаг 3. Фильтруем спам

 

Даже после самой тщательной очистки своего ящика вы можете столкнуться с тем, что сайты полностью проигнорируют ваше желание отписаться. Письма продолжат приходить, и вы ничего не сможете с этим сделать.

Еще в Оксфорде я ходила в солярий, и там нужно было зарегестрировать аккаунт, на котором хранятся мои оставшиеся минуты и другие детали. Как только я переехала в Канаду, я отписалась от их сообщений, потому что было очевидно, что я больше не являюсь их клиентом. С тех пор я отписывалась уже 6 раз, 4 через ссылку и 2 через службу поддержки. Но письма все еще приходят, правда уже в папку "спам".

 

Вы можете создать фильтры, которые автоматически будут отправлять письма с определенным адресом или темой в спам.

 

Иногда эти настройки легко найти, иногда приходится упорно искать, но они точно есть. Отыщите, где можно создать фильтры, и смело отправляйте в спам все, что вы не желаете видеть в своем ящике.  

 

Шаг 4. Настройка папок

 

Те же самые фильтры помогут отправить письма не только в папку «спам», но и в другие.

 

Сначала создайте необходимые папки.

Проанализируйте, для чего вы используете именно этот ящик, и какие папки помогут вам быстрее ориентироваться.

 

Приведу в пример себя. Мой личный ящик организован следующим образом: рассылки блогов, покупки, поездки, счета. Ну и остается папка «входящие» для всего остального.

Это довольно удобная система, ведь вы сразу видите на что рассчитывать, просто взглянув на количество новых писем в каждой папке. Если много писем в папке «рассылки блогов», то это не горит, я могу прочитать эти письма, когда освободится время. А вот новые письма в папке «поездки» могут означать отмену рейса, интересные скидки на билеты или еще что-то срочное.

Чтобы папки и правда работали, вам придется потратить много времени на аккуратную настройку фильтров.

 

И не забывайте, что любая система несовершенна, а значит иногда она будет ошибаться.

Регулярно проверяйте все папки (включая спам), обновляйте фильтры, создавайте новые папки, если в этом есть потребность.


Потратив много времени на оптимизацию своих почтовых ящиков один раз, вы экономите себе время и нервы в будущем. Поэтому не оттягивайте этот процесс! Чем дольше вы ждете, тем больше бесполезного шлака скапливается на вашей почте ;)

 
Как увеличить свою продуктивность с ASANA

Как увеличить свою продуктивность с ASANA

Как сделать презентацию, от которой аудитория не сможет оторваться?

Как сделать презентацию, от которой аудитория не сможет оторваться?

0