Категории:

Как увеличить свою продуктивность с ASANA

Как увеличить свою продуктивность с ASANA

plan-with-asana

В прошлом году я влюбилась в Evernote, а теперь нашла для него идеальное дополнение. Asana поможет спланировать все ваши проекты, даже групповые! Особенно мне приглянулся их интерфейс и очаровательные единороги :) Если вы ищете хорошее приложение-планер, то вот оно.


За годы, проведенные в интернете я привыкла, не глядя пропускать абсолютно всю рекламу, откуда бы она ни приходила. Так и в twitter, когда между постами возникает реклама приложения или профиля, я ее игнорирую.

 

Как оказалось, зря.

 

Умная современная реклама порой предлагает именно то, что тебе будет интересно. Так и получилось в этот раз. Меня заинтересовал дизайн и идея приложения, и я решила попробовать его на себе.

Бесплатно ведь. 

 

Что из себя представляет Asana?

 

Если коротко - это приложение для организации дел. Но Asana предлагает куда больше функций, чем обычная электронная записная книжка. Именно поэтому я не отказываюсь от Evernote, но дополняю свою систему планирования новым приложением.

Тут вы не расписываете каждый свой день, вместо этого вы создаете проекты, которые необходимо закончить, трудитесь над ними и наблюдаете за собственным прогрессом. 

 

Как вы можете видеть на скриншоте, каждый проект включает в себя пять вкладок:

  • список дел (list),

  • диалоги (conversations),

  • календарь (calendar),

  • прогресс (progress)

  • и файлы (files). 

 

Теперь внимание на левую часть изображения ниже, там есть список членов вашей команды (если она вам нужна). Мои проекты в основном индивидуальны для меня, но одного члена команды я все-таки добавила, это девушка, с которой мы готовим презентацию по одному из предметов. 

 

Любое задание можно оставить общим, а можно дать конкретному человеку. 

 

Вкладка "диалоги" пригодится в основном тем, кто трудится именно в команде. Там вы можете обсудить проблемы, возникающие в процессе работы, задать вопросы, спросить совета. Эти сообщения будут частью вашего проекта, что удобно, ведь не всегда получается уследить, где, кто и что пишет.

А если учесть популярность социальных сетей, то можно вообще пропустить мимо себя важную информацию, если один член группы пишет в фейсбук, кто-то в вк, а кто-то звонит по телефону.

 

Я считаю, что держать всю коммуникацию связаную с проектом лучше в одном месте.

 

Вкладка "файлы" также позволяет всем членам группы делиться своей работой с остальными, чтобы всегда была возможность найти необходимую информацию. Согласитесь, искать прикрепленные файлы среди сотни однотипных писем - не самое приятное занятие. 

Да, файлы можно держать и в других местах, те же Google Docs могут быть весьма удобны.

Но мне все равно кажется, что хранить всю информацию на одном ресурсе удобнее.

 

 

Дел много, как в них не запутаться?

 

Список дел - это банальное перечисление всех задач, из которых состоит ваш проект. Каждый раз, когда вы заканчиваете определенную часть работы, вы помечаете ее галочкой, и она пропадает из списка. Можно сделать так, чтобы отображались и завершенные дела, но мне визуально приятнее видеть, как дел становится все меньше и меньше :)

Еще меня очень радует, что вылетает единорог, когда ты заканчиваешь одно из заданий. По-детски немного, но настроение поднимает.

 

Чтобы лучше ориентироваться в длинных списках, вы можете создавать категории. 

 

Один из моих проектов - учеба. Там я разделила все задания по предметам, чтобы понимать что и к чему относится. Планируя работу над блогом, я разделяю ее на сами посты, дизайн, рассылки и другое. 

Бывают такие задачи, которые сами по себе заслуживают отдельного проекта. Они состоят из нескольких компонентов, и выполнить их за один раз почти невозможно. 

В этих случаях вы можете нажать на один из пунктов вашего списка и добавить в него подпункты.

 

Например, я добавляю одинаковые подпункты в каждый пост, чтобы не забыть сколько раз я уже перепроверила текст.

 

 

Думаю для всех очевидно, что такое прогресс, и что эта вкладка в себя включает.

 

Тут вы получаете приятный глазу график, где видно, сколько задач вы уже выполнили, а сколько осталось, и как все это связано с временем. Сразу понятно, когда у вашей команды был продуктивный день, а когда  совсем никто не работал. 

 

Если вы выставляете для себя дедлайн, то график будет обрываться, напоминая вам, что к этому моменту следует все закончить.

 

Я так давно искала именно эту функцию! Люди с визуальным восприятием меня поймут, очень важно видеть свой прогресс :)

 

Дедлайн можно установить не только на весь проект целиком, но и на конкретные задачи, из которых этот проект состоит. Приложение само напомнит вам, если прошел срок выполнения вашей работы.

 

  • Задания, до выполнения которых еще много времени, отмечаются черным (стандартным) цветом.
  • Если осталось немного времени, то они становятся зелеными
  • Если вы упустили дедлайн, то они становятся красными

 

Все эти даты сохранятся в ваш календарь, где вы можете увидеть нагрузку по дням. 

 

Я почти не пользуюсь этой функцией, потому что у меня не так много задач, я их все итак вижу в списке. Но если вы теряетесь и путаетесь, то календарь поможет привести свои мысли в порядок и понять, что нужно сделать прямо сейчас.

 

Один минус

 

Asana куда понятнее и удобнее, если работаешь на компьютере.

Версия для смартфона лично мне показалась запутанной. Функционал и там, и там одинаковый в принципе, но все равно я предпочла полную версию.


А как вы планируете свои дела? Классический ежедневник или приложение на телефон? 

Я пользуюсь и тем и другим, а бумажных ежедневников у меня вообще несколько штук. Даже есть отдельный для астрологии на целый год :)

 
Time Management: Как все успеть во время сессии?

Time Management: Как все успеть во время сессии?

Оптимизация почтового ящика 101

Оптимизация почтового ящика 101

0